Il Training Within Industry applicato al settore sanitario

L’applicazione della Lean e del TWI nel settore sanitario ha permesso di introdurre, in un comparto in cui la garanzia di qualità e un sistema di cura che metta al centro il paziente continuano ad essere aspetti di primaria importanza, un potente approccio organizzativo volto a risolvere alcune delle principali sfide, quali la difficoltà di reperire infermieri, l’aumento dei costi, e la tecnologia in rapida evoluzione.

Anche se Lean e TWI sono più spesso associati con la produzione, i principi sono universali e si applicano a molti campi. Questi strumenti aiutano i dipendenti a concentrarsi sulle attività che portano valore ed eliminare quelle che non lo fanno. TWI rafforza le organizzazioni fornendo gli strumenti per formare il personale in modo rapido, coerente ed efficace, aumentare la cooperazione, risolvere i conflitti e migliorare la sicurezza nei luoghi di lavoro. Nel campo sanitario ogni area ne può beneficiare, tra cui ad esempio cura del paziente, sicurezza, amministrazione, gestione del servizio di farmacia, strutture e servizi di ristorazione, per citarne solo alcuni. I risultati sono molto significativi: tempi di attesa più brevi, i risultati dei test più veloci, riduzione degli errori, costi più bassi e più tempo per il personale da spendere per la cura diretta del paziente.

L’applicazione della Lean e dei metodi di miglioramento continuo nel settore sanitario è una tendenza crescente. Fare bene queste cose e sostenere il miglioramento è impegnativo e, cosa ancora più importante, di vitale importanza per il benessere del paziente. A tale proposito l’uso di metodologie di formazione TWI nel settore sanitario assicura la standardizzazione del lavoro (ossia la capacità di ogni lavoratore di svolgere il medesimo lavoro allo stesso modo, quello migliore) e la sua diretta applicazione alla cura del paziente.

Il TWI Institute ha avviato da anni con grande successo un percorso di introduzione e integrazione di TWI e Lean nella Sanità, sviluppando significative esperienze in alcune istituzioni “pioniere” quali il Baptist Memorial Health Care a Memphis (che raggruppa 18 ospedali ed ha 15.000 dipendenti), il St. Joseph Health System in California e il Virginia Mason Medical Center (VMMC) a Seattle, anche questi ultimi due con svariate migliaia di addetti.

A tale proposito il TWI Institute ha perfezionato i propri programmi “J” (Job Relations, Job Instruction, Job Methods, Job Safety) specificamente per gli ambienti sanitari.

Relazioni di lavoro (Job Relations) – Come costruire relazioni positive con i collaboratori/dipendenti, rafforzando la cooperazione e la motivazione, imparando a risolvere efficacemente i conflitti.

Numerosi studi internazionali hanno dimostrato che la ragione principale per cui le persone lasciano il posto di lavoro è la qualità del rapporto con il loro diretto superiore. Il settore sanitario non fa eccezione. L’esperienza americana in particolare ha dimostrato come la carenza di lavoratori qualificati offra molte opportunità di cambiare lavoro per infermieri, medici, tecnici e amministratori insoddisfatti.

L’uso delle Job Relations previene l’insorgere di problemi sul luogo di lavoro insegnando alle persone a trattare con rispetto gli altri, considerandoli singoli individui. Tuttavia, qualora dovessero comunque insorgere problemi, le Job Relations insegnano un metodo, la cui efficacia è ampiamente provata, per gestirli attraverso un processo che prevede: la raccolta dei fatti, l’individuazione delle possibili azioni risolutive, l’adozione di quella prescelta, e il controllo dei risultati.

Istruzioni di lavoro (Job Instruction) – Come insegnare rapidamente ai propri collaboratori/dipendenti a fare un lavoro in modo corretto, sicuro, e coscienzioso.

Lo sviluppo e la formazione di uno staff flessibile si ottiene attraverso un processo di standardizzazione nel trasferimento a tutti delle best practices in uso. Ai partecipanti al programma viene perciò insegnato come trasferire efficacemente tali pratiche, scomponendo efficacemente i lavori e istruendo i collaboratori sui singoli compiti. Il training Job Instruction insegna al formatore un metodo in quattro passi per un’istruzione rapida e davvero efficace: come preparare il dipendente ad imparare, come dare una dimostrazione corretta del lavoro che si sta insegnando, come osservare il dipendente eseguire il compito, e come ridurre il coaching con un follow-up. Utilizzare questo metodo permette di ottenere tempi di formazione ridotti, meno errori con i paziente, uno staff più flessibile e multi-tasking, e una maggiore soddisfazione sul lavoro. E quando nuove tecnologie, attrezzature e procedure vengono introdotte nell’organizzazione, il training Job Instruction diventa la chiave per renderle rapidamente disponibili in modo sicuro per i pazienti.

I metodi di lavoro (Job Methods) – Come migliorare il modo in cui i lavori vengono eseguiti

L’obiettivo del programma Job Methods nella Sanità è quello di migliorare la qualità della cura del paziente in un determinato lasso di tempo, facendo il miglior uso delle persone, attrezzature e materiali attualmente disponibili. E anche per i lavori che non prevedono il contatto diretto con il paziente l’obiettivo è analogo. In sostanza il metodo insegna come riuscire a svolgere una maggiore quantità di lavoro, di qualità superiore, in un intervallo di tempo inferiore (ad esempio: accettazione dei pazienti, gestione ed operatività della farmacia, amministrazione, analisi di laboratorio, procedure di pianificazione, etc.). I partecipanti apprendono come intervenire in senso migliorativo sulle operazioni da loro svolte quotidianamente; ogni dettaglio è messo in discussione in modo sistematico per generare idee di miglioramento che possono poi essere rapidamente messe in uso dopo essere state opportunamente illustrate e “vendute” a tutte le persone coinvolte in tali operazioni.

Sicurezza Lavoro (Job Safety) – Come creare e mantenere un ambiente sicuro per i pazienti e il personale

Formazione sulla sicurezza del lavoro (JS) insegna alle persone come identificare i potenziali pericoli e prevenire che accadano incidenti, eliminando la catena di eventi che portano a situazioni pericolose. Attraverso il metodo si acquisisce la capacità di individuare le “cause radice” e di eliminarle, interrompendo così la catena degli eventi. Il training Job Safety evidenzia il ruolo fondamentale di un costruttivo rapporto tra supervisore e dipendenti per la creazione e il mantenimento di un ambiente di lavoro sicuro e responsabile nei confronti dell’ambiente. Questo approccio preventivo alla sicurezza andrà a beneficio dei pazienti e dei lavoratori in tutte le aree dell’organizzazione.

Problem Solving (PS) – Come sfruttare le competenze TWI per risolvere i problemi

Il training TWI Problem Solving è stato sviluppato nel 1955 e da allora è stato utilizzato in tutto il Giappone come un mezzo per mettere a frutto le abilità acquisite durante gli altri training TWI per risolvere i problemi specifici che si verificano sul luogo di lavoro. Il training Problem Solving, grazie al fatto che insegna alle persone come si possono usare Job Relations Job Instruction o Job Methods per risolvere i problemi di processo, è il passo logico per le organizzazioni che cercano di passare al livello successivo di applicazione del TWI al proprio interno.