Job Methods, “il modo per fare Kaizen”

TWI Job Methods è la parte del Training Within Industry che mette i supervisori nelle condizioni di saper migliorare la qualità, l’efficienza e la produttività della propria area a parità di risorse impiegate, se non addirittura utilizzandone meno di prima.

Attraverso di esso i responsabili di linea, reparto, ufficio, area, ecc., in altre parole i “Supervisori”, apprendono un modo pratico per osservare il lavoro che viene svolto nella propria area di competenza e saper sviluppare rapidamente una nuova e migliore modalità per svolgerlo, migliorando così i risultati che a loro sono richiesti.

E come viene fatto ciò? Attraverso un’osservazione attenta e minuziosa dei singoli dettagli che compongono una data operazione, per analizzarla in modo critico utilizzando i “5W e 1H”, e per generare rapidamente, grazie ad essi, molte idee di miglioramento.

Applicando passo dopo passo il metodo sarà quindi possibile rimuovere, modificare o semplificare alcuni elementi, e sviluppare rapidamente una nuova modalità di esecuzione di una data operazione (o di un dato processo) per renderla più efficiente, più sicura, più facile da seguire e capire, e di qualità migliore.

IL METODO IN QUATTRO PASSI

1° Passo – Scomponi il lavoro

In questo primo passo, si tratta di scomporre il metodo attuale di lavoro nelle singole fasi che lo compongono. Qui sono cruciali l’accuratezza e il dettaglio della suddivisione del lavoro, perchè attraverso una descrizione dettagliata si possono cogliere molti aspetti che potrebbero essere eliminati o modificati per migliorare il metodo.

2° Passo – Metti in discussione ogni dettaglio

Nel secondo passo di TWI Job Methods dobbiamo letteralmente mettere in discussione ogni singolo dettaglio del metodo corrente utilizzando 5W e H, ossia una serie di domande aperte che iniziano con Perché? Cosa? Dove? Quando? Chi? e Come?

Oggetto di discussione saranno anche le macchine, i materiali, le attrezzature o gli strumenti utilizzati, nonché la disposizione e la sicurezza del luogo di lavoro. Attraverso questo processo di analisi, che normalmente viene realizzato con il coinvolgimento degli operatori incaricati di svolgere quel lavoro, vengono di solito rapidamente generate molte idee di miglioramento.

3° Passo – Sviluppa il nuovo metodo

In questo terzo passo i Supervisori sviluppano il nuovo metodo per effettuare il lavoro, facendo tesoro delle idee sviluppate nel passo precedente. Qui vengono eliminati tutti i dettagli non necessari che aumentano i costi, ritardano il flusso o influiscono sulla qualità. Altri dettagli possono essere riorganizzati o combinati diversamente tra loro in modo che il sequenziamento migliori l’efficienza del metodo. Infine, ove possibile si introdurranno semplificazioni per migliorare l’ergonomia, ridurre il contenuto di lavoro ed evitare confusione tra i lavoratori. TWI JM incoraggia i supervisori a utilizzare soluzioni semplici e a basso costo per ottenere un impatto significativo nel modo in cui il lavoro viene eseguito.

4° Passo – Applica il nuovo metodo

Una volta osservato il metodo corrente di lavoro, discusso ogni dettaglio e sviluppato il nuovo metodo, è fondamentale metterlo in opera il più presto possibile, monitorandone da subito i risultati. Ovviamente per poterlo fare sarà necessario far approvare questo nuovo metodo al proprio capo e ai colleghi di altri reparti che potrebbero essere coinvolti (ad esempio la qualità, l’ingegnerizzazione di processo, altri..). E per poter ottenere l’approvazione del capo e dei colleghi coinvolti sarà necessario quantificare e dimostrare i miglioramenti previsti in termini di sicurezza, qualità, produzione e costi. Job Methods insegna dunque ai supervisori come fare tali quantificazioni e come dimostrare efficacemente quali miglioramenti potranno essere ottenuti con il nuovo metodo. Insegna anche, cosa NON secondaria, come convincere i propri collaboratori ad adottare il nuovo metodo attraverso il loro coinvolgimento diretto nella fase di analisi e del suo sviluppo.

Quando il TWI arrivò in Giappone fu tradotto come segue: “改善の仕方 – Kaizen no Shi-Kata”, in altre parole “il modo per fare il miglioramento continuo”.

Qui però, nella maggior parte dei casi non si tratta di “fare kaizen” nel senso di stravolgere un’area produttiva come molto spesso sentiamo dire e vediamo fare (con abbattimento di muri divisori, apertura di nuove porte, spostamento delle linee di produzione, ecc..). Si tratta piuttosto di saper introdurre continuamente nel nostro lavoro piccoli miglioramenti (a costo zero o quasi per l’azienda) nell’arco dell’anno che, se sommati tutti assieme, possano portare un beneficio economico non trascurabile.

Ancora oggi nelle imprese giapponesi ai supervisori è richiesto di conoscere questa metodologia per poter migliorare continuamente il metodo di lavoro. Credo che tutti coloro che hanno avuto l’opportunità di partecipare ad un viaggio di studio in Giappone avranno avuto modo di vedere le bacheche con i premi assegnati agli operatori e ai supervisori che ogni anno hanno saputo portare la più buona idea di miglioramento nel proprio lavoro. Ecco, quelle idee sono state individuate applicando proprio questo metodo.

Smettiamo dunque di pensare che per poter introdurre continuamente miglioramenti nel modo di fare il lavoro in azienda sia necessario essere “esperti di kaizen” o laureati in ingegneria meccanica, elettronica o altro. Iniziamo invece ad imparare questo semplice metodo che, grazie al fatto di essere anche molto strutturato, ci potrà guidare con successo nella quotidiana ricerca di un modo migliore per fare il nostro lavoro!

Fabrizio Paolin – TWI Institute Master Trainer